قسم التسجيل وشؤون الطلبة

مهام وواجبات القسم

يتميز قسم التسجيل وشؤون الطلبة بالمرونة في العمل وتغيير نشاطاته ومهامه وتطويرها باستمرار بما يخدم تطور الحركة العلمية المتنامي في التعليم العالي وبما يتيح تقديم افضل الخدمات للطلبة بعيدا عن الروتين ويعمل على اختصار الوقت قد الامكان وهو يضطلع بالكثير من الواجبات والمهام ومن اهمها:

1. 1. اعداد خطة القبول للجامعة في ضوء ما تقره مجالس الكليات وللدراستين الصباحية والمسائية.
2. 2. تسجيل الطلبة المقبولين في الجامعة ولكافة أنواع القبول: ( المركزي – تعديل ترشيح – الاعتراضات الخاصة بالطلبة الغير مسجلين لسنوات السابقة – النقل من الكليات الأخرى – قبول الموظفين المتميزين – قبول طلبة المعاهد الأوائل - ابناء الاساتذة- القبول الحكومي الخاص).
3. 3. تدقيق سلامة القبول للطلبة وفق التعليمات النافذة.
4. 4. استقبال الطلبة الجدد في بداية العام الدراسي وتوزيع الكاراتات التثقيفية المختلفة عليهم ومنها الخاصة بالتقاليد والاخلاق الجامعية.
5. 5. تدقيق ترشيح المقبولين ضمن قناة القبول المباشر لكليات ذات القبول المباشر ( الزراعة ، الطب البيطري، التقانات الاحيائية ، علوم البيئة، هندسة الموارد المائية، علوم الاغذية).
6. 6. اصدار اوامر قبول الطلبة المقبولين مركزياً في الكليات بعد استحصال واكتمال الموافقات والاجراءات الاصولية.
7. 7. متابعة صحة صدور وثائق خريجين الجامعة مع الكليات.
8. 8. تدقيق ملفات الطلبة المرشحين للقبول في الدراسات المسائية في كليات الجامعة واصدار اوامر قبولهم بعد استحصال الموافقات الاصولية.
9. 9. اعداد خطة قبول للمرشحين ضمن قناة المتميزين وحسب حاجة الجامعة من الاختصاصات لدراسة البكالوريوس والدبلوم لمنتسبيها.
10. 10. تنظيم عملية النقل والاستضافة وتدقيق اجراءاتها
11. 11. متابعة قبول الطلبة الوافدين وتدقيق ملفاتهم.
12. 12. احصاء اعداد الطلبة المقبولين في كل القنوات والمسجلين والمؤجلين والراسبين وتحديث القوائم وحسب الاجراءات الاصولية.
13. 13. تصديق وثائق خريجي كليات الجامعة / البكلوريوس.
14. 14. تصديق وثائق خريجي كليات الجامعة / الدراسات العليا.
15. 15. تنسيق العمل مع هيئة التقاعد الوطنية.
16. 16. تنسيق العمل مع مؤسسة الشهداء بشأن قبول الطلبة.
17. 17. اعداد البيانات عن الطلبة الخريجين المتفوقين وتزويد الجهات المعنية بها.
18. 18. متابعة اجراءات نقل الطلبة وفق التعليمات النافذة لكل عام دراسي.
19. 19. متابعة اجراءات الاستضافة وفق التعليمات النافذة.
20. 20. تدقيق اجراءات الكليات وفق فقرات مجالسها والمحالة لشؤون الطلبة لغرض المصادقة عليها.
21. 21. دراسة حالات الطلبة المحالة من رئاسة الجامعة وتقديم الرأي والتوصيات بخصوصها.
22. 22. دراسة حالات الطلبة المحالة من الكليات ومخاطبة الجامعة والوزارة بشأن البعض منها ودراسة حالات الطلبة المحالة من رئاسة الجامعة وتقديم الرأي والتوصيات بخصوصها.
23. 23. متابعة تطبيق التعليمات الامتحانية والقرارات والتوجيهات بخصوصها.
24. 24. اقامة ندوات وورش العمل مع مدراء التسجيل في الكليات لمتابعة اجراءات الكليات بخصوص الكتب المحالة اليها واجراءاتهم.
25. 25. ايصال اخر التعليمات الخاصة بشؤون الطلبة وباستمرار الى الكليات.
26. 26. اقامة الندوات والمؤتمرات التثقيفية للطلاب.
27. 27. تنظيم قاعدة بيانات كاملة عن الطلبة المستمرين بالدراسة والمتخرجين واجراء عمليات استضافة الطلبة من بقية الجامعات ووضعها تحت اليد في حال الحاجة اليها او ارسالها للوزارة حين الطلب.
28. 28. تحديد الطلبة الاوائل على الجامعة للدراستين الصباحية والمسائية وتنظيم بياناتهم وفق استمارات محددة وارسالها الى الوزارة والجهات الرسمية الاخرى لأغراض التكريم وغيرها.
29. 29. فتح سجلات خاصة بالطلبة المؤجلين والمرقنة قيودهم.
30. 30. متابعة استلام الموقف الامتحاني اليومي من الكليات وحفظها في اضابير خاصة.
31. 31. متابعة تنظيم السفرات العلمية والترفيهية وتدقيق شروطها والموافقة عليها.
32. 32. الاحتفاظ ببطاقات درجات الطلبة الخرجين المصادق عليها الكليات وهي تعتبر وثيقة رسمية.
33. 33. تزويد الطلبة الخرجين بالمخاطبات المطلوبة.
34. 34. تزويد الطلبة الخرجين بالشهادات الجدارية.
35. 35. الاحتفاظ بنظام المعلومات الخاصة بالخرجين.
36. 36. اقتراح الفعاليات الخاصة بالتواصل مع الخرجين.
37. 37. التنسيق مع الكليات في الإعداد لاحتفالات تخرج الطلبة وتكريمهم.
38. 38. تدقيق ملفات الطلبة المرشحين للقبول في الدراسات المسائية في كليات الجامعة وإصدار أوامر قبولهم بعد استحصال الموافقات الأصولية .
39. 39. مقابلات الطلبة او ذويهم من قبل مدير القسم لحل المشاكل والمعوقات أو الإجابة على الاستفسارات في مجال شؤون الطلبة .
40. 40. تشكيل لجان للزيارات الميدانية إلى كليات الجامعة للتعاون المشترك ما بين الجامعة وشعب التسجيل في الكليات.
41. 41. تنظيم ندوات بالتنسيق مع كليات جامعتنا لغرض متابعة الإعمال المنجزة وطرح المشاكل المتعلقة بالكليات و إيجاد الحلول المناسبة بالتنسيق مع الجامعة والوزارة .
42. 42. إقامة ندوات واجتماعات شهرية دورية مع منتسبي القسم لمناقشة سير العمل وسبل تحسينه .
43. 43. تشكيل لجان رقابة داخلية على الأداء تقوم بزيارات شهرية إلى الشعب و وحدات القسم .
44. 44. تقسيم العمل وتحديد المسؤوليات للموظفين العاملين في القسم.
45. 45. .عمل منظومة الصادرة والواردة لوحدات وشعب القسم لغرض الأرشفة والاستفادة من المعلومات المخزونة .
46. 46. إرسال واستقبال البريد عن طريق البريد الالكتروني الخاص بالقسم لغرض سرعة الانجاز لاسيما الكتب الصادرة من الوزارة.

ضوابط والية التقديم

يشترط في الطالب المتقدم للدراسة في الجامعة ان يكون:

1. 1. عراقي الجنسية.
2. 2. حائزاً على شهادة الدراسة الاعدادية العراقية معززة بتصديق من المديرية العامة للتربية في المحافظة او على شهادة تعادلها.
3. 3. ناجحاً في الفحص الطبي على وفق الشروط الخاصة بكل دراسة ويكون تقديم الطالب المكفوف (الذي تتوفر فيه الشروط التقديم للدراسات الانسانية الملائمة) عن طريق القبول المركزي.
4. 4. متفرغاً للدراسة ولا يجوز الجمع بين الوظيفة والدراسة (في الوقت ذاته) في الكليات والمعاهد الصباحية ويشمل ذلك منتسبي المؤسسات الحكومية كافة ويشترط في استمرار الموظفين بالدراسة الحصول على اجازة دراسية من دوائرهم ابتداءً على وفق التعليمات النافذة ولا يجوز الجمع بين دراستين ايضاً وفي حال ثبوت خلاف ذلك يكتب الى الوزارة لإلغاء قبوله (بإمكان الطالب الموظف تأجيل الدراسة بحسب التعليمات كي يستوفي شرط اكمال سنتين خدمة فعلية ليحق له الحصول على الاجازة الدراسية وعلى وفق تعليمات منح الاجازة الدراسية).
5. 5. من خريجي:
6. أ‌. السنة الدراسية الحالية.
7. ب‌. السنة الدراسية السابقة من غير الموظفين قبولاً مركزياً في اية كلية او معهد ويتم قبولهم على وفق الحدود الدنيا لسنة تخرجهم وفي حال ثبوت قبول الطالب في اي كلية او معهد يعاد قبوله الاصلي وتعد سنة رسوب بحقه.
8. 6. الطلبة غير العراقيين الحاصلين على شهادة الاعدادية العراقية والمقبولين مركزياً يتم ابلاغهم خطياً بمراجعة قسم القبول المركزي/شعبة الوافدين لبيان اعفائهم او مطالبتهم بالأجور الدراسية بالعملة الاجنبية بحسب الضوابط الواردة في الفصل السابع.
9. 7. يقبل الطالب على وفق الاختيارات المثبتة في استمارة التقديم عن طريق البوابة الالكترونية لدائرة الدراسات والتخطيط والمتابعة وعلى أساس المنافسة في المجموع .
10. 8- يتوجب على الطالب ملء ما لا يقل عن (25) اختيار في الاستمارة الالكترونية وعلى الا يقل عدد المعاهد عن (10).

المستمسكات المطلوبة للتسجيل

1. 1- اصل وثيقة الدراسة الإعدادية المعززة بتصديق المديرية العامة للتربية في المحافظة + نسخة ملونه من الوثيقة.
2. 2- نسخه ملونة عن :-
3. أ‌- هوية الأحوال المدنية (الجنسية).
4. ب‌- شهادة الجنسية.
5. ج -بطاقة سكن.
6. د-بطاقة تموينية.
7. 3-صور حديثة عدد (4).
8. 4-استمارة الفحص الطبي (لا يمكن تسجيل الطالب بدون هذه الاستمارة ويجب تسليم اصل الاستمارة ولا تقبل نسخه عنها).
9. 5-كفالة ضامنة (هوية الموظف + تأييد من دائرة الكفيل).
10. 6- قرص CD محمل علية جميع المستمسكات المذكورة أعلاه.

دليل مساعدة الطلاب في التسجيل

1. وضع نظام التسجيل الالكتروني لتبسيط عملية التسجيل على الطالب وعلى موظفي التسجيل في عمادات الكليات ومن اجل تسريع العمل الاداري المطلوب لإتمام التسجيل بدقة عالية ومن دون اخطاء. تعليمات وشروط التسجيل وضعت لمساعدة الطالب المتقدم للتسجيل لذا نرجو اخذ الوقت المطلوب لفهم عملية التسجيل بالكامل من خلال الاقسام ذات العلاقة في هذا النظام الالكتروني وننصح بشاهدة مقطع فيديو يوضح كيفية مليء الاستمارة بشكل صحيح قبل البدء بإجراءات التسجيل الاصولية وللبدء بعملية التسجيل على الطالب اتباع الخطوات الآتية:
2. الخطوة الاولى- التأكد من هوية الطالب: كل طالب يحصل على قبول مركزي في جامعة القاسم الخضراء. يمكنه البدء بعملية التسجيل في الكلية من خلال ادخال كلمة المرور . وكلمة المرور هي الرقم الامتحاني للطالب.
3. الخطوة الثالثة- مليء الاستمارات المطلوبة: يجب على كل طالب ان يقوم بمليء مجموعة من الاستمارات الورقية وتوقيعها ومن ثم الاحتفاظ بها، وبعد تحميل الاستمارات وملئها بالمعلومات المناسبة الكترونيا وكما موضح في كل استمارة يضغط الطالب على زر انهاء عملية التسجيل والتي ستؤدي الى الانتقال الى الصفحة الالكترونية الاخيرة من عملية القبول.
4. الخطوة الرابعة- تصديق وصل الاستلام الالكتروني: على الطالب ان يسدد المبلغ المالي المستقطع للتسجيل في عمادة الكلية التي ظهر قبوله فيها- شعبة الحسابات ثم يتأكد بأن الموظف الذي استقطع المبلغ المالي قد وقع وختم وصل الاستلام الالكتروني في المكان المخصص. وبعد ذلك يقدم الملف الى شعبة التسجيل في الكلية للفحص والمطابقة.

الهيكل التنظيمي

1. 1. مكتب مدير القسم ويضم (المكتب ــ م.المكتب ــ وحدة البريد الالكتروني).
2. 2. شعبة التسجيل وتضم (وحدة البريد ــ وحدة المتابعة ــ وحدة الحفظ والارشيف.
3. 3. شعبة الوثائق والشهادات وتضم (وحدة تصديق الوثائق ــ وحدة تدقيق الوثائق ــ وحدة الجداريات).
4. 4. شعبة شؤون الطلبة وتضم (وحدة صحة الصدور ــ وحدة الاحصاء ــ وحدة المتابعة).ٍ